Praktische Tipps rund um Gremienarbeit

Dieses Kapitel war am schwierigsten zu schreiben, es wird aber hoffentlich den größten Nutzen für die praktische Arbeit bringen. Hier geht es ausnahmsweise einmal nicht darum, Strukturen vorzustellen oder Ordnungen gerafft wiederzugeben. In diesem Kapitel haben in der Gremienarbeit erfahrene Personen versucht, ihre Erfahrungen wiederzugeben und sich an die vielen Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen sowie Neueinsteigerinnen und Neueinsteigern rund um das Thema Arbeit in Gremien erinnert. Natürlich kann man nicht jeden denkbaren Fall oder jede denkbare Frage dazu auf einigen Seiten abhandeln, aber erfahrungsgemäß sind es die wichtigsten; insbesondere für Einsteigerinnen und Einsteiger sowie Interessierte.

Das Kapitel ist in zwei Blöcke unterteilt: Im ersten wurde eine Art FAQ zu Themen erstellt, die nichts mit Formalia oder Strukturen zu tun haben, aber für eine gute Arbeit in den Gremien ungemein wichtig sein können. Vor allem wurde versucht, potentielle Probleme aufzugreifen und darauf einige erprobte Lösungsvorschläge zu geben. Der zweite Block beinhaltet einige formale “Kleinigkeiten” oder vermeintliche Selbstverständlichkeiten, an denen aber eine ganze Menge hängen kann und die gerade für Neulinge oftmals nicht vollkommen klar sind. Weil sie angeblich selbstverständlich sind, werden sie leider auch selten erklärt. Diesen Mangel soll der zweite Block beheben.

Eine Art FAQ zu nicht-formalen Aspekten der Gremienarbeit #

Ich würde ja was sagen oder machen, aber ich traue mich irgendwie nie… #

Dieses Problem kennen alle und es ist vollkommen normal, unsicher zu sein. Und es sagt sich auch immer leicht, dass man einfach nur machen solle, der Rest käme dann von allein. Jedoch steckt in dieser Aussage auch viel Wahrheit. Viele Neulinge – oder solche, die es werden wollen – denken immer, man müsste schon als fertiger, eloquenter Experte in ein Gremium hineingehen. Das ist aber zum Glück ziemlicher Quatsch! Schauen wir uns einmal an, warum das so ist:

Erstens kann niemand von dir erwarten, dass du alles weißt. Das macht auch niemand, schon gar nicht die Lehrenden in den Gremien. Sie sind es nämlich gewohnt, dass sie Studierenden eine Teil der Welt erklären; und zwar den Teil der Welt, auf den sie sich wissenschaftlich spezialisiert haben. Und dazu gehört die Hochschulpolitik definitiv nicht. Wer einmal dabei sein will, wenn Dozierende viele einfache Verständnisfragen stellen, sollte am besten einmal in ein Hochschulgremium gehen. Und wenn sie das dürfen, dann darfst du es auch! Wenn du also etwas nicht verstehen solltest, frage einfach nach. Du wirst an den Gesichtern der übrigen Mitglieder erkennen, dass auch viele andere es nicht gewusst hätten. Außerdem machen viele der Dozierenden schon jahrelang Gremienarbeit und ihnen ist klar, dass du schon allein deshalb nicht über ihr Wissen verfügen kannst. Wenn du dich dann auch noch ordentlich vorbereitest, bist du unter Umständen sogar besser im Thema drin, als der Großteil der anwesenden Professorinnen und Professoren…

Zweitens machen viele Studierende einen Fehler im Kopf. Sie denken, dass ihre Wortmeldungen ein herausragendes sprachliches und inhaltliches Niveau haben müssen, da sie sich sonst blamieren würden. In der Folge trauen sie sich nie, weil sie ihre eigenen “Redekompetenzen” als zu gering einschätzen. Die Hemmschwelle wird dann immer höher und auf Dauer entsteht ein Teufelskreis des Schweigens, der kaum noch zu durchbrechen ist. Um ihn doch zu durchbrechen, kannst du dir einfach vorstellen, du wärest in einer Sprechstunde bei einer bzw. einem Dozierenden und du würdest um die Eingrenzung eines Prüfungsthemas mit ihr bzw. ihm feilschen. Oder du schaust dir genau an, welches sprachliche Niveau in Gremiendebatten herrscht und stellst fest, dass es sich nicht wirklich von dem Niveau unterscheidet, das Telefonate zwischen dir und deiner Mutter haben.

Es wird von dir kein wissenschaftlicher Vortrag erwartet, denn Gremien sind nun einmal nicht der Ort dafür. Du musst nur irgendwie deinen Standpunkt klar machen. Alles andere ist egal. Niemand bewertet Rhetorik und niemand bewertet dich. Es geht nur um die Überzeugungskraft deiner Argumente. Und rhetorisches Blendwerk hat in einem Gremium an der RWTH, das gerade in irgendeinem miefigen kleinen Raum mit wackelnden Tischen tagt, keinen Sinn. (Und viele, viele, viele Studierende haben in Gremien nach Sätzen wie “Äh…sorry, aber …neeh…also jetzt wirklich…aber…neeh, also das ist doch mal ziemlicher Quatsch…äh…was Sie da gerade vorgeschlagen haben! So!” schon engagierten Zuspruch von verschiedenen Professorinnen und Professoren bekommen.)

Wie viel Arbeit ist das denn? #

Bei der Gremienarbeit ist es wie fast überall an der Hochschule: Zu Beginn ist alles neu und man kommt sich vielleicht klein und mickrig vor. Aber wenn man sich erst einmal an die Abläufe und Gepflogenheiten gewöhnt hat, ist alles halb so wild. Mit dem Arbeitsaufwand verhält es sich ähnlich. Anfangs muss man sich in viele Dinge einlesen und versteht vielleicht nicht alles auf Anhieb, aber mit der Zeit geht alles schneller und besser und man versteht viele Dinge leichter. Außerdem erkennt man viele Probleme deutlicher und kann sie klarer artikulieren. Trotz allem ist auch die Arbeit in Gremien eben Arbeit. Wer nur in den Raum kommt, seine Zeit wortlos absitzt und dann schnell wieder geht, wird der Aufgabe nicht gerecht. Denn Studierendenvertreterinnen und -vertreter sollen dort die Interessen ihre Mitstudierenden vertreten. Das geht nicht ohne Aufwand und schon gar nicht ohne Beteiligung. Und dazu muss man sich vorbereiten. Das bedeutet eben nicht nur, die Sitzungsunterlagen einmal zu überfliegen. Sie müssen genau gelesen werden, man sollte sich Argumentationen überlegen und sich Gedanken darüber machen, welche Folgen verschiedene mögliche Beschlüsse haben würden. Außerdem sollte man sich mit seinen Kolleginnen und Kollegen aus der Fachschaft unterhalten und dort auch aktiv mitarbeiten, damit man die Zusammenhänge erkennen kann. Denn kein Gremium arbeitet in einem Vakuum. Vielmehr werden in unterschiedlichen Gremien die gleichen Themen aus unterschiedlichen Perspektiven behandelt. Von daher kann leider auch nicht gesagt werden, wie viele Stunden Arbeit in einem konkreten Gremium stecken. Das kommt nicht nur darauf an, wie komplex die zu behandelnden Fragestellungen sind, sondern auch, welchen Anspruch man an die eigene Arbeit hat.

Ein oft unterschätzter Faktor – der paradoxerweise sowohl Zeit kostet, als auch gleichzeitig einsparen kann – sind die begleitenden Gespräche mit Vertreterinnen und Vertretern der verschiedenen Gruppen außerhalb der Sitzungen. Diese müssen nicht immer stattfinden, aber zu wichtigen Themen, besonders wenn man selbst proaktiv Anträge stellen will, können sie für die Sache unglaublich hilfreich sein.

Last but not least soll hier noch ein Punkt angesprochen werden, der etwas quer zu den anderen Aspekten steht. Wenn man bereit ist, sich innerhalb der Fachschafts- und Gremienarbeit ordentlich zu engagieren, dann wird man dort Dinge lernen, von denen man das ganze Leben profitieren kann. So ziemlich alle hoch gehandelten “soft skills” können dort gewissermaßen im Vorbeigehen erworben werden. Allerdings nur, wenn man eben bereit ist die Arbeit auch als solche zu begreifen und anzunehmen. Denn wie gesagt: mit den Gremien ist es wie mit dem Studium – wer sich dort nicht engagiert und nur seine Zeit absitzt, wird nachher nur Scheine sammeln ohne viel dabei zu lernen.

Was passiert, wenn ich “Nein!” sage? #

Studierende sind in eigentlich keinem Gremium in der Mehrheit, ausgenommen die QVK und der Studienbeirat. Das bedeutet zweierlei, wenn die studentische Meinung bzw. das Votum von der Mehrheitsmeinung abweicht:

Erstens ist es äußerst unwahrscheinlich, mit seiner Meinung – egal wie gut und richtig die Position auch sein mag – plötzlich vor einer aussichtslosen Abstimmung noch alle anderen zu überzeugen. Das macht zwar keinen Spaß, passiert aber dauernd und wird irgendwann bei aller Frustration zu einer halbwegs gewohnten Begleiterscheinung der Gremienarbeit. Man darf an dieser Stelle nicht unbedingt davon ausgehen, dass die Professorinnen und Professoren die Studierenden ignorieren würden, sie haben sich ihre Meinung eben aus einer gänzlich anderen Perspektive im Vorfeld bereits gebildet. Trotzdem sollte man nicht darauf verzichten, die Minderheitenmeinung zu äußern, denn dafür ist man ja schließlich gewählt worden!

Zweitens – und das ist paradoxerweise ein ungemein komfortabler Aspekt – müssen sich die Studierenden in keinem Gremium verbiegen oder anbiedern. Denn wenn eine Initiative, eine Abstimmung oder ein Antrag scheitert, kann es rein numerisch nie alleine an den Studierenden gelegen haben. Es müssen offensichtlich auch genügend Personen aus den anderen Gruppen nicht einverstanden gewesen sein. Deshalb braucht man sich auch von keiner Person unter Druck setzen zu lassen. Natürlich sehen einstimmige Ergebnisse besser aus, aber Mehrheitsmeinungen umdrehen kann man als Studentin bzw. Student in einem Gremium fast nie – dafür aber den Finger in die Wunde legen. Und genau diese Aufgabe kann ungemein nützlich und wichtig sein. So lassen sich aus einer harten inhaltlich gut fundierten (Op)Position, einem klaren “Nein!”, oft plötzlich Kompromisse herleiten, die nie zustande gekommen wären, wenn man von Anfang an einen Kuschelkurs eingegangen wäre, nur um den Burgfrieden zu wahren oder der Lieblingsdozentin bzw. dem Lieblingsdozenten nicht widersprechen zu müssen – was übrigens meistens sehr gut ankommt, wenn der Widerspruch nur sachlich fundiert ist.

Wenn es nun doch zu einer Abstimmung mit einem Ergebnis kommt, mit dem man überhaupt nicht leben kann, gibt es die Möglichkeit eines Sondervotums (s.u.).

Wovor muss ich aufpassen oder sogar Angst haben? #

Es kann passieren, dass auf dich in einem Gremium Druck ausgeübt wird. Dies ist nicht nur eine Seltenheit, sondern wenn es tatsächlich passieren sollte, vor allem eine Unverschämtheit und sollte auch als solche deutlich verfolgt werden. In einer Demokratie muss man auch in der Lage sein, andere Meinungen zu akzeptieren. Außerdem sollte man der Person die Druck ausübt kurz noch einmal ins Gedächtnis rufen, dass die paar studentischen Stimmen nur dann ausschlaggebend sein können, wenn es sich nicht um eine Mehrheitsmeinung handelt. Wenn man nun unter Druck gesetzt wird, sollte man sofort Rücksprache mit der Fachschaft halten und sich dort Unterstützung organisieren. Denn mit der Rückendeckung von der Fachschaft rücken viele sofort von ihren Druckpositionen ab. Kaum jemand an der Hochschule legt sich freiwillig mit einer ganzen Fachschaft an. Wenn man nun z.B. bei einer Professorin bzw. einem Professor noch eine Prüfung machen muss, kann es sinnvoll sein, den Konflikt an jemand anderes aus der Fachschaft abzugeben und dies ist in der Regel auch ohne Probleme möglich.

Meistens gilt aber, dass die Professorinnen und Professoren einen gewissen Sportsgeist haben. Wenn man sich auf sachlicher Ebene mit ihnen angelegt hat, wird einem das in den seltensten Fällen nachgetragen. Im Gegenteil: Oft steigt man nach einem solchen Fall sogar in der Achtung. Besonders dann, wenn man als fair und gut informiert aufgefallen ist.

Was mache ich, wenn meine Gremienzeiten mit meinen Vorlesungszeiten kollidieren? #

Wenn du eine Gremiensitzung hast und in einer Veranstaltung mit Anwesenheitspflicht fehlen müsstest, kannst du die Dozentin bzw. den Dozenten ansprechen und fragen, ob das in Ordnung geht. Normalerweise wird sie bzw. er dies akzeptieren, ohne dass man dazu lang und breit das Hochschulgesetz zitieren müsste. Außerdem kann es sich bei der Begründung offensichtlich nicht um eine faule Ausrede halten. Es soll jedoch auch Dozierende geben, die der Meinung sind, es gäbe nichts Wichtigeres als ihre Veranstaltung. Diesen Leuten gegenüber kann es dann doch sinnvoll sein, das Hochschulgesetz zu zitieren (s.u.). Reicht ihnen das immer noch nicht, kannst du dich auch traurig beim Vorsitz des Gremiums beklagen. Entweder wird dann versucht, die kommenden Termine zu anderen Zeiten stattfinden zu lassen oder die betreffende Person wird vom Vorsitz gerüffelt.

Im Notfall gilt aber immer: Dein Studium geht vor! Wenn du eine Veranstaltung oder einen besonderen Unitermin unbedingt besuchen willst/musst, wird das Gremium auch ohne dich überleben. Nur bitte denke daran, deine Vertreterin bzw. deinen Vertreter zu aktivieren. Außerdem kannst du auch nachfragen, ob eine Verlegung des Sitzungstermins möglich ist.

Wie ist das mit dem “Klüngeln”? #

Für alle, die nicht aus dem Rheinland stammen, oder mit dem Begriff “Klüngel” nichts anzufangen wissen: Als Klüngel wird ein System auf Gegenseitigkeit beruhender Hilfeleistungen und Gefälligkeiten bezeichnet, das zur Vermischung von gesellschaftlichen, politischen und industriellen Interessen führen kann. Im Alltagsgebrauch ist Klüngel im Kölner Raum allerdings auch positiv besetzt, im Sinne von “eine Hand wäscht die andere”, “man kennt sich, man hilft sich” oder “über Beziehungen verfügen”. Abseits dieser sprachlichen Einführung heißt das für das Thema dieses Buches einfach nur, dass es sinnvoll sein kann, sich außerhalb der Sitzungen auch einmal mit Vertreterinnen und Vertretern anderer Gruppen zu unterhalten, um die Chancen eigener Anträge zu steigern oder auch auszuloten, wie man missliebige Vorhaben vielleicht doch noch verhindern kann.

Dahinter steckt nichts Verbotenes oder Anrüchiges. Es ist ganz normal und alle anderen Gruppen machen das auch. Grundsätzlich gilt: Je schwieriger ein Vorhaben ist, desto mehr Vorbereitung und Absprache braucht es. Ebenfalls gilt: Je schwieriger notwendige Koalitionen zwischen Mitgliedern verschiedener Gruppen sind, desto eher sollten sie “von unten nach oben” in Angriff genommen werden. Sprich: Man sollte zuerst die Leute ansprechen von denen man denkt, sie verträten vielleicht einen ähnlichen Standpunkt und sich dann immer weiter zu den Personen vorarbeiten, die anders denken. Unter Umständen ergeben sich aus solchen Gesprächen regelrechte “Schneeballeffekte” und die Angesprochenen suchen dann selbst nach weiteren Unterstützerinnen und Unterstützern.

Wichtig ist dazu aber, dass man zu einigen Leuten eine Art Vertrauensbasis aufbauen kann und dass nicht alles, was in einem Vier-Augen-Gespräch fällt, gleich weitergetragen wird. Wenn das doch passiert, ist man platt gesagt “unten durch”.

Andererseits muss man es aber auch nicht übertreiben. Nicht alles muss im Vorfeld besprochen werden und nicht jedes Gespräch außerhalb der Sitzungen ist ein konspirativer Staatsakt. Kleinigkeiten oder spontane Einfälle können und sollten auch gerne während einer Debatte auf der Sitzung diskutiert werden; ansonsten ist es besser, wichtige Dinge im Vorfeld mit allen anderen Gruppen abzusprechen, um keine Bauchlandung hinzulegen und seine Chancen auszuloten.

Wenn Tagesordnungspunkte vertagt werden, weil sich keine tragbare Mehrheitsposition herausbilden konnte, ist das eigentlich immer das offizielle Startzeichen dafür, Gespräche zu suchen. Denn irgendwoher muss bis zum nächsten Mal eine brauchbare Entscheidung kommen. Solche Möglichkeiten ungenutzt verstreichen zu lassen, wäre fahrlässig. Man darf sich auch ruhig an kleinen Arbeitsgruppen beteiligen, die bis zur nächsten Sitzung einen Vorschlag erarbeiten sollen.

Wo kann ich meckern oder mich beschweren, wenn etwas falsch läuft? #

Zunächst sollten Probleme in Gremien direkt in der Fachschaft besprochen werden. Denn da sitzen häufig Personen, die Erfahrung mit solchen Problemen haben und vielleicht schon etwas länger dabei sind. Ein Alleingang gegen die Institutionen ist niemandem wirklich zu empfehlen, vor allem nicht, wenn die anderen Fachschaftsaktiven nicht informiert sind. Generell gilt, dass man sich immer der nächst höheren Instanz beschwert. Z.B. bei Problemen in der Fachgruppe bei der Fachgruppensprecherin bzw. dem Fachgruppensprecher, bei Problemen mit dieser bzw. diesem dann bei der Dekanin bzw. dem Dekan. Oder bei Problemen im Fakultätsrat zunächst bei der Dekanin bzw. dem Dekan und erst wenn das nichts hilft auf der Hochschulebene, etwa bei der Rechtsabteilung oder beim AStA.

Prinzipiell sollte man also zunächst das persönliche Gespräch suchen. Eine direkte Ansprache des Problems in einem Gremium, also der Frontalangriff, kann sich unter Umständen kontraproduktiv auswirken, da dann wahrscheinlich emotional diskutiert wird oder man sich ein Eigentor schießt, weil man Verfahrensgrundsätze nicht kennt. Dennoch gibt es wenige Situationen, in denen ein Frontalangriff richtig sein kann. Ein Patentrezept, wann was richtig ist oder nicht gibt es zwar leider nicht, aber zum Ausgleich hast du genügend gesunden Menschenverstand entwickelt, den du in solchen Abwägungsprozessen nutzen könntest.

Muss ich mich an Vorgaben der Fachschaft halten? #

“Die gewählten Mitglieder sind als solche an Weisungen nicht gebunden” (§ 10 Abs. 2 HG NW). Es gibt also kein imperatives Mandat.

Allerdings sitzen die Studierenden nicht nur in den Gremien, um ihre heilige, unfehlbare Privatmeinung und ihr ureigenes Genie der Welt zu offenbaren, sondern weil sie dort ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen vertreten sollen. Und das geht der Erfahrung nach vor allem dann, wenn man sich dazu mit verschiedenen Leuten unterhält und daraus Gedanken und Vorschläge entwickelt. Schließlich ist es recht schwierig von alleine zu wissen, wie die werten Kommilitoninnen und Kommilitonen wohl so drauf sind. Darum werden ja Interessenvertretungen gewählt, die dann zumindest die Legitimation dazu haben, für ihre Mitstudierenden zu sprechen. Der passende Ort für derlei Überlegungen und den notwendigen Meinungsaustausch ist also vor allem die Fachschaft, bzw. je nachdem das Studierendenparlament oder der AStA. Vor allem bei generellen Entscheidungen ist es durchaus sinnvoll, Punkte einmal mit der Fachschaft zu besprechen, denn eine studentische Gremienarbeit kann nur funktionieren, wenn die Studierenden eine gemeinsame Linie vertreten. Wenn z.B. in der Fachkommission etwas besprochen wird und dann im Fakultätsrat die Studierenden eine andere Meinung vertreten, macht man sich im schlimmsten Fall komplett lächerlich. Für die Arbeit bedeutet dies nun, dass man nicht jede kleine Entscheidung mit der Fachschaft abstimmen muss, aber regelmäßig mal auf die Fachschaftssitzungen gehen – vor allem wenn die Gremiensitzung ansteht – sollte man auf jeden Fall. Nur so kann man die Stimmung in der Fachschaft einfangen und ist auf dem Laufenden, was für Konsequenzen sich aus dem eigenem Stimmverhalten ergeben können. Es kann auch sinnvoll sein, sich mit den anderen Gruppen abzusprechen. Vor allem mit den wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern lassen sich häufig Koalitionen schmieden, um missliebige Punkte der Professorinnen und Professoren abzuwenden.

Das oben Gesagte gilt im Übrigen auch, wenn eine Person mit viel Erfahrung behauptet, sie bzw. er wisse ohnehin, wie der Laden läuft und was man tun müsse und glaubt, es deswegen nicht mehr nötig zu haben, ihre bzw. seine Meinungen mit den anderen rückzukoppeln. Doch gerade das sollte man in solchen Fällen unbedingt einfordern! Denn egal wie lange jemand sich bereits engagiert und egal was sie oder er schon alles gemacht hat – einen allwissenden “HoPo-Gott” oder eine allwissende “HoPo-Göttin” gibt es nicht.

Einige Verfahrensgrundsätze der Hochschulgremien #

Abstimmungen #

Grundsätzlich wird außer in Personalangelegenheiten immer offen durch Handheben abgestimmt. (Wenn die verschiedenen Stimmoptionen zu schnell aufgerufen werden – was manchmal passiert, wenn klar ist, dass es eine Mehrheit für irgendetwas gibt – kann man durchaus verbal klären, wohin die eigene Stimme gerade gehört hat, sollte dies falsch wahrgenommen worden sein.)

Wenn man denkt, es sei sinnvoller, etwas geheim abzustimmen, kann man das einfach per Zuruf fordern. Denn geheime Abstimmungen darf jedes Mitglied immer und ohne Begründung fordern. Dies kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn man glaubt, dass einige im Gremium ihre Meinung nicht offen äußern möchten. Man kann ansonsten stets mit “Ja” oder “Nein” stimmen, bzw. sich enthalten oder seine Stimme ungültig machen. Wenn man nichts oder “Enthaltung” auf den Zettel schreibt, dann enthält man sich. Alle anderen Dinge auf dem Zettel machen die Stimme ungültig. In Berufungsverfahren darf man sich aus personalrechtlichen Gründen nicht mehr enthalten. Wenn man also wirklich keine Meinung hat, muss man ungültig stimmen. Eine ungültige Stimme wird nicht gezählt.

Beschlussfähigkeit #

Hochschulgremien sind beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der satzungsgemäßen Mitglieder, sowie Mitglieder von mehr als der Hälfte der stimmberechtigten Gruppen anwesend sind. Es muss außerdem ordnungsgemäß eingeladen worden sein, d.h. im Wesentlichen müssen Unterlagen (zumindest eine Tagesordnung) in sinnvollen Fristen (also nicht erst einen Tag vorher) verschickt worden sein und Einladungen an alle Mitglieder gegangen sein.

Abweichend von diesen allgemeinen Bestimmungen zur Beschlussfähigkeit, können in den Prüfungsausschüssen auch genauere Bestimmungen gelten. (Üblicherweise ist ein Prüfungsausschuss nur beschlussfähig, wenn eine gewisse Zahl an Professorinnen und Professoren anwesend sind.) Wenn es Abweichungen gibt, finden sie sich in der jeweiligen Fakultätsordnung bzw. in der entsprechenden Prüfungsordnung.

Öffentlichkeit #

Die Sitzungen des Senates und des Fakultätsrats sind grundsätzlich öffentlich – bis auf Personalangelegenheiten. Die übrigen Gremien tagen grundsätzlich nichtöffentlich. Die Öffentlichkeit kann ausgeschlossen werden, jedoch nicht hergestellt werden. Zur Sitzungen von Hochschulgremien können ständige sachkundige Gäste hinzugezogen werden. Oft wird das mit der Öffentlichkeit nicht ganz so streng genommen. Dies liegt auch daran, dass die Professorinnen und Professoren oder übrigen Mitglieder selbst nicht ganz genau wissen, wie sich einzelne Aspekte im Verfahren streng formal verhalten sollten. Im Zweifelsfall werden sie schon darauf hinweisen, wenn jemand gehen muss.

Protokolle #

Zur jeder Gremiensitzung müssen Protokolle angefertigt werden und so bald wie möglich den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. In einem Protokoll müssen die Anwesenden, die faktisch behandelte Tagesordnung, die Änderungen am Protokoll der vorherigen Sitzung, die Anträge mit Abstimmungsergebnissen und der wesentliche Verlauf enthalten sein. Protokolle sind vor allem dann nützlich, wenn Entscheidungen getroffen werden, auf die man sich später gerne beziehen möchte oder grundsätzlich wichtige Diskussionen geführt werden. Auch um ein explizites Votum der Studierenden deutlich zu machen, braucht man ein Protokoll in dem es nachher steht. Man kann auch während der Sitzung deutlich machen, dass eine bestimmte Äußerung o.ä. bitte deutlich im Protokoll zu vermerken ist, um später noch damit arbeiten zu können. Wenn der Dekan zum Beispiel verspricht, dass er dafür sorgen würde, allen Studierenden neue Laptops zu schenken, sollte dies besser im Protokoll stehen. (Außerdem ist die Forderung nach genauer Protokollierung sowohl für positive wie auch für negative Bemerkungen teilweise ein hübscher flankierender taktischer Schachzug.)

Wenn Fehler im Protokoll auftauchen, müssen sie zu Beginn der nächsten Sitzung (TOP: Genehmigung der Niederschrift bzw. des Protokolls) moniert werden. Einmal beschlossene Protokolle werden nicht mehr geändert.

Rechte und Pflichten als Mitglied #

Die Rechte und Pflichten der Mitglieder in Gremien sind im Wesentlichen: Rede-, Antrags- und Stimmrecht. Außerdem können Anträge an die Tagesordnung gestellt werden. Inhaltliche Anträge sind natürlich auch möglich, müssten aber schriftlich eingereicht werden. Oder anders formuliert: Du darfst alles, was die Professorinnen und Professoren auch dürfen! Denn die Mitgliedsrechte sind für alle Mitglieder aus allen Gruppen gleich. Nur die Zahl der Mitglieder der Gruppen ist unterschiedlich, die Rechte und Pflichten sind aber notwendigerweise dieselben. Die Pflichten sind auch knapp beschrieben: Man sollte vorbereitet und pünktlich auf der Sitzung erscheinen, sich dort einigermaßen normal aufführen, sich melden, wenn man reden will und sich entschuldigen, wenn man nicht kommen kann.

Stimmrecht und Stellvertretung #

Allen Gruppen wird die Möglichkeit gegeben, Mitglieder in die Gremien und Kommissionen zu entsenden. Auch die stellvertretenden Mitglieder sind berechtigt an den Sitzungen der Kommissionen ohne Stimm- und Antragsrecht teilzunehmen. Stimm- und Antragsrecht erhalten sie aber logischerweise immer dann, wenn ein Mitglied verhindert ist bzw. nicht auf der Sitzung anwesend ist. Wenn aus einer Gruppe weniger Mitglieder anwesend sind, als ihnen satzungsgemäß zugestehen würde, dann verfallen auch die Stimmen der nicht anwesenden Mitglieder, wenn für sie keine Stellvertretung anwesend ist. Deshalb existiert auch die Stellvertretungsregelung und deswegen sollte man sich auch tunlichst absprechen, wenn klar ist, dass jemand zu einem Termin nicht kann. Oder noch besser, alle Mitglieder, Stellvertreterinnen und Stellvertreter vergewissern sich vorher untereinander, dass auch wenigstens ebenso viele Personen zu der Sitzung gehen, wie die Gruppe satzungsgemäße Mitglieder, also Stimmen, hat. Das Stimmrecht kann übrigens nicht auf eine dritte Person, die nicht Stellvertreterin bzw. Stellvertreter ist, übertragen werden. Auch kann ein Mitglied, das immer noch anwesend ist, nachdem ein anderes Mitglied seiner Gruppe gegangen ist, ohne dass eine Stellvertreterin bzw. ein Stellvertreter nachgekommen wäre nicht plötzlich zusätzlich die Stimme des abwesenden Mitglieds führen – denn Gremienmitglieder sind an keine Weisungen gebunden und von daher kann man theoretisch auch nie vorhersagen, wie sie sich wann verhalten werden.

Je nach Gremium ist es auch unterschiedlich, ob die Stellvertreterinnen und Stellvertreter ebenso wie die Mitglieder alle Sitzungsunterlagen vor der Sitzung erhalten. Wer als Stellvertreterin bzw. Stellvertreter auch alles bekommen möchte, schließt sich dazu einfach mit dem Vorsitz des Gremiums kurz oder wendet sich an die Verwaltungsperson, die den administrativen Part für das Gremium übernimmt. In der Regel ist das kein Problem. Der falsche Weg wäre es aber, sich schmollend in die Ecke zu verkriechen und einfach nichts zu tun, wenn die Unterlagen nicht kommen. Nur redenden Menschen kann geholfen werden. Für Hochschulgremien gilt dies ganz besonders.

Wenn man weiß, dass man nicht mehr zu einem Gremium gehen kann oder will, sollte man einfach zurücktreten. Dies sollte man aber auf jeden Fall mit den studentischen Mitgliedern des entsendenen Gremiums (also Senat bzw. Fakultätsrat) absprechen, damit diese so früh wie möglich nach Ersatz suchen können.

Sondervotum #

Jedes Mitglied eines Gremiums kann zu dessen Beschlüssen ein schriftliches Sondervotum einlegen, sofern dies in der Sitzung angekündigt worden ist. Das Sondervotum ist in die Niederschrift aufzunehmen. Beschlüssen, die anderen Stellen (z.B. dem Rektorat) vorzulegen sind, ist das Sondervotum beizufügen.

Ein Sondervotum bedeutet, dass man seinen massiven Unmut über eine Entscheidung kundtut. Vor allem in Berufungskommissionen ist dies ein im Ernstfall sehr wichtiges Instrument. Dort kann es der Fall sein, dass eine Person auf den ersten Platz einer Vorschlagsliste gesetzt wird, die aus studentischer Sicht eine Katastrophe ist, z.B. keine Erfahrung in der Lehre besitzt und einen völlig unverständlichen Vortrag gehalten hat. In diesem Fall sollte man ein Sondervotum beantragen. (Näheres dazu siehe im entsprechenden Absatz zu Berufungskommissionen). Dies ist zumindest ein deutlicher Hinweis, dass etwas schief gelaufen ist. Darüber hinaus soll es auch schon vorgekommen sein, dass Listen überarbeitet werden mussten, weil es ein solches Votum gab. Ein Sondervotum ist immer die allerletzte Möglichkeit für wirklich wichtige Dinge und bedeutet auch viel Stress, aber es ist vor allem auch eine nicht zu vernachlässigende Option mit der man einiges wieder gerade rücken kann.

Tagungsfrequenz #

Die verschiedenen Gremien tagen unterschiedlich häufig. In der Regel tagen sie aber nur während der Vorlesungszeit und nur bei Bedarf oder Absprache außerhalb. Grundsätzlich kann man unterscheiden zwischen Gremien die (1.) eine regelmäßigen festen Tagungsturnus haben (bspw. Senat, Fakultätsrat, Prüfgremium, etc.), (2.) Gremien, die nur aus bestimmten Anlässen zusammenkommen (Kommission zur Prüfung wissenschaftlichen Fehlverhaltens, Berufungskommissionen, etc.) und (3.) Gremien, die zwar regelmäßig tagen, aber je nach Arbeitsauftrag und hochschulpolitischer Situation mal häufiger und mal weniger oft zusammenkommen (dazu gehören die meisten Unterkommissionen der Fakultäten und des Senats). Normalerweise sollten Leute, die schon einmal in einem bestimmten Gremium Mitglied waren gut darüber Bescheid wissen, wie oft und wie lange getagt wird. Also bei Interesse einfach nachfragen!

Auf Antrag eines Drittels der satzungsgemäßen Mitglieder oder wenn die Mitglieder einer Gruppe in dem betreffenden Gremium dies einstimmig verlangen, ist übrigens unverzüglich eine Sondersitzung einzuberufen.

Tischvorlagen #

Einladungen und Unterlagen müssen in einer angemessenen Frist vor der Sitzung an Mitglieder und Stellvertreterinnen sowie Stellvertreter versandt werden. Allerdings gibt es auch immer wieder Tischvorlagen, also Dokumente oder Papiere, die erst unmittelbar vor oder zu der Sitzung an die Mitglieder gehen können. Guter Stil ist es, die Mitglieder im Vorfeld über solche Tischvorlagen und deren Inhalt zu informieren. Wenn dies nicht geschehen ist, kann man zunächst freundlich fragen, ob man die Entscheidung auf die nächste Sitzung vertagen kann – vorausgesetzt, die Tischvorlage enthält neue oder wirklich wichtige Informationen. Wenn Tischvorlagen mit wichtigen Entscheidungen (z.B. Prüfungsordnungen o.ä.) ad hoc vorgelegt werden, die ihr ernsthaft nicht kennt, sollte darauf gepocht werden, dass über diesen Punkt nicht abgestimmt wird. Das wird die übrigen Mitglieder in den Kommissionen vielleicht nicht erfreuen, aber nur so könnt ihr sicherstellen, dass nicht irgendetwas über euren Kopf hinweg entschieden wird. Außerdem könnte es sein, dass die Tischvorlagen vorher bereits einer Gruppe bekannt waren und nun strategisch eingesetzt werden, um andere zu überrumpeln. Allein die Andeutung, dass niemand wollen kann, dass eine solche Unterstellung möglich wäre, führt meistens dazu, dass unter großem Zähneknirschen dann eben die Entscheidung vertagt wird und demnächst darauf geachtet wird, Tischvorlagen so weit wie möglich zu vermeiden.

Tischvorlagen zu Prüfungsordnungen gehen ohnehin gar nicht, denn bei der Erarbeitung der Prüfungsordnungen sind die Studierenden zu beteiligen. Dies geht natürlich nur, wenn ihr auch die Gelegenheit hattet, euch ausführlich Gedanken über die Änderungen zu machen.